績(jī)效報(bào)告
績(jī)效報(bào)告:搜集和傳播績(jī)效信息,向干系人提供資源如何用于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的信息。包括:
狀況報(bào)告:描述項(xiàng)目目前所處階段,例如,與進(jìn)度和預(yù)算有關(guān)的狀況。
進(jìn)展報(bào)告:描述項(xiàng)目班子已完成的工作,例如進(jìn)度完成的百分比,或者已經(jīng)完成工作與正進(jìn)行工作的比例。
預(yù)測(cè):預(yù)測(cè)項(xiàng)目的將來(lái)狀況與進(jìn)展。
績(jī)效報(bào)告通常應(yīng)當(dāng)提供有關(guān)范圍、進(jìn)度、成本與質(zhì)量的信息。許多項(xiàng)目還要求包括有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)與采購(gòu)方面的信息。報(bào)告可草擬為綜合報(bào)告,或者報(bào)導(dǎo)特殊情況的專題報(bào)告。
10.3.1 績(jī)效報(bào)告的投入
1. 項(xiàng)目計(jì)劃(Project plan)
項(xiàng)目計(jì)劃包括用于項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估的各項(xiàng)基準(zhǔn)。
2. 工作結(jié)果(Work result)
工作結(jié)果:哪些可交付成果已全部或部分完成,哪些成本(與/或資源)已經(jīng)動(dòng)用或已經(jīng)作出承諾等。考試/大工作結(jié)果應(yīng)在溝通管理計(jì)劃所規(guī)定的范圍內(nèi)報(bào)告。只有準(zhǔn)確、一致的工作結(jié)果信息才能對(duì)績(jī)效報(bào)告發(fā)揮作用。
3. 其他項(xiàng)目記錄(Other project records)
除了項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目工作結(jié)果之外,考試/大其他項(xiàng)目文件常常包括評(píng)價(jià)項(xiàng)目績(jī)效時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮的有關(guān)項(xiàng)目環(huán)境的信息。
10.3.2 績(jī)效報(bào)告的工具與技術(shù)
1. 績(jī)效審查(Performance reviews)
績(jī)效審查指為評(píng)估項(xiàng)目狀況與/或進(jìn)展而舉行的會(huì)議。績(jī)效審查一般與下面所描述的一種或多種績(jī)效報(bào)告技術(shù)結(jié)合使用。
2. 偏差分析(Variance analysis)
偏差分析指將實(shí)際的項(xiàng)目結(jié)果與計(jì)劃或預(yù)期的結(jié)果進(jìn)行比較。
成本與進(jìn)度是最經(jīng)常進(jìn)行分析的偏差,但范圍、資源、考試/大質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)方面與計(jì)劃的偏離常常也同樣重要,甚至更重要。
3. 趨勢(shì)分析(Trend analysis)
趨勢(shì)分析指檢查項(xiàng)目結(jié)果隨時(shí)間發(fā)生的變化,判斷績(jī)效是有所改善還是每況愈下。
趨勢(shì)分析用于監(jiān)控技術(shù)、成本和進(jìn)度執(zhí)行績(jī)效。
4. 掙值分析(Earned value analysis)
各種形式的掙值分析是最常用的績(jī)效量度方法。
5. 信息分發(fā)的工具與技術(shù)(Information distribution tools and techniques)
10.3.3 績(jī)效報(bào)告的產(chǎn)出
1. 績(jī)效報(bào)告(Performance reports)
績(jī)效報(bào)告組織與歸納所搜集到的信息,并展示所有分析結(jié)果。績(jī)效報(bào)告應(yīng)按溝通計(jì)劃所記載的各個(gè)干系人的要求提供信息范圍與詳細(xì)程度。
績(jī)效報(bào)告的常用格式包括條形圖(也叫甘特圖)、S曲線、直方圖、及表格。
2. 變更請(qǐng)求(Change requests)
項(xiàng)目績(jī)效分析往往產(chǎn)生對(duì)項(xiàng)目某個(gè)方面進(jìn)行修改的要求。這些變更請(qǐng)求應(yīng)按各項(xiàng)變更控制過(guò)程所描述的辦法處理。
10.4 行政收尾
項(xiàng)目或階段在實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)或因其他緣故而終止時(shí),要做好收尾工作。
行政收尾工作的各項(xiàng)活動(dòng)不得拖延到項(xiàng)目完成之后。每個(gè)階段要恰當(dāng)收尾以保證不丟失重要與有用的資料。此外人員庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)也應(yīng)更新,以反映員工所掌握的新技能以及熟練程度的提高。
10.4.1 行政收尾的投入
1. 績(jī)效量度文字記載(Performance measurement documentation)
所有記錄與分析項(xiàng)目績(jī)效的文字記載,包括確定績(jī)效量度構(gòu)架的規(guī)劃文件,均應(yīng)在行政收尾過(guò)程中準(zhǔn)備就緒,以備審查。
2. 產(chǎn)品文字記載(Product documentation)
用來(lái)描述項(xiàng)目產(chǎn)品的文件(計(jì)劃、規(guī)格、技術(shù)文件、圖紙、電子文檔等等——所用術(shù)語(yǔ)因應(yīng)用領(lǐng)域而異)也應(yīng)在行政收尾期間準(zhǔn)備就緒,以備審查。
3. 其他項(xiàng)目記錄(Other project records)
10.4.2 行政收尾的工具與技術(shù)
1. 績(jī)效報(bào)告工具與技術(shù)(performance reporting tools and techniques)
2. 項(xiàng)目報(bào)告(Project reports)
3. 項(xiàng)目介紹演示(Project presentations)
10.4.3 行政收尾的產(chǎn)出
1. 項(xiàng)目檔案(Project archives)
一套完整的、編有目錄或索引的項(xiàng)目記錄應(yīng)由有關(guān)方面整理就緒,準(zhǔn)備存檔。
本項(xiàng)目或大項(xiàng)目中任何與本項(xiàng)目有關(guān)的歷史數(shù)據(jù)均應(yīng)刷新。當(dāng)項(xiàng)目按合同進(jìn)行時(shí),或者涉及大宗采購(gòu)時(shí),應(yīng)特別注意將財(cái)務(wù)記錄歸檔。
2. 項(xiàng)目收尾(Project closure)
確認(rèn)項(xiàng)目已滿足了顧客對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的全部要求(顧客已經(jīng)正式驗(yàn)收了項(xiàng)目結(jié)果和可交付成果,以及交付成果組織的要求。例如,工作人員評(píng)價(jià)、預(yù)算報(bào)告、汲取的教訓(xùn)等)。
3. 汲取的教訓(xùn)(Lessons learned)