【本章知識(shí)重點(diǎn)】 
　　★　項(xiàng)目溝通管理的4個(gè)過(guò)程 
　　★　溝通管理計(jì)劃 
　　★　溝通技術(shù)：（溝通的要素與類型） 
　　★　溝通渠道 
　　★　信息檢索系統(tǒng) 
　　★　信息發(fā)布系統(tǒng) 
　　★　績(jī)效報(bào)告 
　　★　行政收尾：（與合同收尾之間的定義與區(qū)別）　　  
　　【電子筆記】　　  
　　項(xiàng)目溝通管理：確保及時(shí)與恰當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、搜集、傳播、貯存與最終處置項(xiàng)目信息所需的過(guò)程。它提供了取得成功所必須的人、思想與信息之間的關(guān)鍵聯(lián)系。它的四個(gè)過(guò)程是： 
　　10.1 溝通規(guī)劃：確定干系人的信息與溝通需求：誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要、如何傳遞。 
　　10.2 信息分發(fā)：將所需信息及時(shí)提供給項(xiàng)目的干系人。 
　　10.3 績(jī)效報(bào)告：搜集與發(fā)布項(xiàng)目績(jī)效信息，考試/大包括狀況報(bào)告、進(jìn)展量度和預(yù)測(cè)。 
　　10.4 行政收尾：產(chǎn)生、搜集與傳播階段或項(xiàng)目正式完成的有關(guān)信息。　　  
　　10.1溝通規(guī)劃 (Communication Planning) 
　　認(rèn)清干系人的信息需求，確定滿足這些需求的恰當(dāng)手段，是項(xiàng)目成功的重要因素。溝通規(guī)劃往往與組織規(guī)劃密切相關(guān)，因?yàn)轫?xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目的溝通要求有重大影響。　　  
　　10.1.1溝通規(guī)劃的投入 
　　1. 溝通要求（communication requirements） 
　　溝通要求為項(xiàng)目干系人信息要求的總和。要求的定義是：所需信息的類型與格式以及該項(xiàng)信息價(jià)值的分析兩者的結(jié)合。 
　　2. 溝通技術(shù)（Communications technology） 
　　項(xiàng)目干系人之間來(lái)回傳遞信息的技術(shù)和方法有可能大相徑庭，影響項(xiàng)目的溝通技術(shù)因素： 
　　◆對(duì)信息需求的迫切性 ◆技術(shù)是否到位 ◆預(yù)期的項(xiàng)目人員配備 ◆項(xiàng)目時(shí)間的長(zhǎng)短 
　　3. 制約因素（Constraints） 
　　制約因素指限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)選擇的因素。例如，如果有大量的項(xiàng)目資源需要采購(gòu)，考試/大就要更多注意合同信息的處理。當(dāng)項(xiàng)目按合同實(shí)施時(shí)，往往有影響溝通規(guī)劃的具體合同條款。 
　　4. 假設(shè)（Assumptions）　　  
　　10.1.2溝通規(guī)劃的工具與技術(shù) 
　　1. 干系人分析（Stakeholder analysis） 
　　對(duì)各類干系人的信息需求進(jìn)行分析，把滿足這些需求的源泉形成方法論與邏輯觀點(diǎn)。 
　　分析要考慮方法與技術(shù)對(duì)提供所需信息的項(xiàng)目是否合適，注意不要把資源浪費(fèi)在不必要的信息或者不恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)上。　　  
　　10.1.3溝通規(guī)劃的產(chǎn)出 
　　1. 溝通管理計(jì)劃（Communicaitons management plan） 
　　溝通管理計(jì)劃是提供以下內(nèi)容的文件： 
　　信息搜集、存放、歸檔的結(jié)構(gòu)。 
　　信息流向、傳遞、分發(fā)的結(jié)構(gòu)。 
　　對(duì)要分發(fā)的信息的描述。 
　　溝通發(fā)生的時(shí)間進(jìn)度表。 
　　溝通之間調(diào)用信息的方法。 
　　對(duì)溝通計(jì)劃更新（Update）與細(xì)化(Refine)的方法。
　　10.2信息分發(fā) 
　　10.2.1信息分發(fā)的投入 
　　1. 工作結(jié)果（Work result） 
　　2. 溝通管理計(jì)劃（Communications management plan） 
　　3. 項(xiàng)目計(jì)劃（Project plan） 　　  
　　10.2.2信息分發(fā)的工具與技術(shù) 
　　1. 溝通技能（Communication skills） 
　　溝通的幾個(gè)要素： 
　　1. 信息的發(fā)送者：保證信息內(nèi)容清晰明確、完整無(wú)缺，以便讓接收者能正確接收，并確認(rèn)信息的接收者理解無(wú)誤； 
　　2. 信息：信息發(fā)送者想要傳達(dá)的思想、意見(jiàn)、感覺(jué)或其它信息； 
　　3. 溝通的渠道：用來(lái)傳達(dá)信息的方式、工具或路徑； 
　　4. 信息的接收者：保證信息接收完整無(wú)缺，信息理解正確無(wú)誤。 
　　溝通過(guò)程有多種方式： 
　　書面與口頭，聽(tīng)與說(shuō)。 
　　對(duì)內(nèi)（在項(xiàng)目?jī)?nèi)）與對(duì)外（對(duì)顧客、媒體、公眾等）。 
　　正式（如報(bào)告、情況介紹會(huì)等）與非正式（備忘錄、即興談話等）。 
　　垂直（上下級(jí)之間）與水平（同級(jí)之間）。 
　　2. 信息檢索系統(tǒng)（Information retrieval systems） 
　　信息可由項(xiàng)目班子成員與干系人通過(guò)多種方式共享，包括手工歸檔系統(tǒng)，考試/大電子數(shù)據(jù)庫(kù)，項(xiàng)目管理軟件以及可調(diào)用工程圖紙、設(shè)計(jì)要求、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃等技術(shù)文件的系統(tǒng)。 
　　3. 信息分發(fā)系統(tǒng)（Information distribution methods） 
　　項(xiàng)目信息可以用多種方式奮發(fā)，包括項(xiàng)目會(huì)議，硬拷貝文件分發(fā)，聯(lián)網(wǎng)電子數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)用共享、傳真、電子郵件、電話信箱留言、可視電話會(huì)議以及項(xiàng)目?jī)?nèi)聯(lián)網(wǎng)。　　  
　　10.2.2信息分發(fā)的產(chǎn)出 
　　1. 項(xiàng)目記錄（Project records） 
　　項(xiàng)目記錄可包含函件、備忘錄以及描述項(xiàng)目的文件。這些信息應(yīng)盡可能地以適當(dāng)方式有條理的加以保存。項(xiàng)目班子成員也往往在項(xiàng)目筆記本中保留個(gè)人記錄。 
　　2. 項(xiàng)目報(bào)告（Project reports） 
　　關(guān)于項(xiàng)目狀況與/或問(wèn)題的正式項(xiàng)目報(bào)告。 
　　3. 項(xiàng)目介紹演示（Project presentations） 
　　項(xiàng)目班子正式或非正式地向任何或所有項(xiàng)目干系人提供信息。這些信息要切合聽(tīng)眾需要，介紹演示的方法要恰當(dāng)。　　  
　　過(guò)濾器（filtering）：大量信息在上行或下傳的過(guò)程中損失掉的現(xiàn)象，起因是語(yǔ)言、文化、智力等原因； 
　　障礙（barriers）：影響信息傳遞的因數(shù)。溝通障礙會(huì)增加沖突。　　  
　　保證團(tuán)隊(duì)有效溝通的6點(diǎn)措施： 
　　1．有效的溝通者：項(xiàng)目經(jīng)理必須意識(shí)到溝通是雙向的，鼓勵(lì)反饋和達(dá)成一致； 
　　2．聯(lián)絡(luò)員：項(xiàng)目經(jīng)理必須將人們結(jié)合起來(lái)，建立關(guān)系，建立正式和非正式溝通渠道； 
　　3．避免溝通阻斷器：項(xiàng)目經(jīng)理盡量不要說(shuō)，“絕對(duì)沒(méi)用”、“老板不喜歡”、“現(xiàn)實(shí)一點(diǎn)”；
　　4．緊密矩陣結(jié)構(gòu)：盡量采用集中辦公，減少干擾，增加溝通； 
　　5．作戰(zhàn)室：讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以看到項(xiàng)目的最新?tīng)顟B(tài)； 
　　6．有效的會(huì)議：對(duì)于會(huì)議必須進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和貫徹。　　  
　　啟動(dòng)會(huì)議的目標(biāo)： 
　　1．團(tuán)隊(duì)成員彼此會(huì)面，建立工作關(guān)系； 
　　2．建立責(zé)任關(guān)系，并且設(shè)定團(tuán)隊(duì)目標(biāo)； 
　　審查項(xiàng)目計(jì)劃與狀態(tài)。